POHODA POD KONTROLOU: Kolik nás stojí, že nemáme čas?

Když něco nevidíme, neznamená to, že to není. Jen jsme si zvykli nekoukat tím směrem.

V řadě firem platí jednoduché pravidlo:
Když je potřeba něco rychle vyřešit, udělá se to.
Když to nejde jinak, udělá se to jakkoliv.

Jenže to „jakkoliv“ má svou cenu.

Někdy stačí jeden doklad, který není na správném místě.
Jedna úhrada, která nebyla správně spárovaná.
Jeden zaměstnanec, který si neví rady a místo práce volá účetní.
Každý z těchto momentů nic neříká sám o sobě – ale v součtu tvoří rytmus firmy.

A právě ten rytmus rozhoduje, jestli se ve firmě tvoří hodnota.
Anebo se jen neustále honí voda.

⸻

Kapající kohoutek

Nedávno jsem jsem použil příměr:
Nemám čas utáhnout kapající kohoutek, ale mám čas neustále vytírat podlahu.

To je přesně ta situace, kdy firma investuje hodiny a dny do „hašení“, místo aby jednou provždy vyřešila samotný problém.

Nejde o výjimečné situace.
Jde o běžné opakování téhož – znovu a znovu.

• Oprava dokladu, který se zadal špatně.
• Hledání faktury, která se nespárovala.
• Komunikace s klientem, kterému chybí podklady.
• Export, import, kontrola, přeposílání.

⸻

Účetní software nakonec pomůže. Ale za jakou cenu?

Ano – účetní program to obvykle „zachrání“.
Účetní si poradí. Výkazy se uzavřou. Daně se podají.
Ale ta cena?

Málokdo si uvědomuje, že ten čas, který účetní nebo pracovník administrativy tráví „laděním systému“, je přímý náklad.

Je to čas, který chybí jinde:

• Ve firmě nejde vyhodnocovat trendy, protože se všichni zabývají každodenním provozem.
• Jednatel nemá přehled o výjimkách, protože mu nikdo nestíhá předat souvislosti.
• Zaměstnanci přestávají vnímat rozdíl mezi nutným úkonem a skutečnou prací.

⸻

Náklady, které nejsou vidět v rozvaze

Představte si člověka, který denně ztratí 30 minut hledáním, kontrolováním nebo komunikací o detailech.
Za týden je to 2,5 hodiny.
Za měsíc 10 hodin.
Za rok přes 100 hodin.

A to je jeden člověk.
Ve firmě je jich víc.

A když připočteme fakt, že tyto „drobnosti“ se opakují i mezi jednotlivými úrovněmi – účetní, fakturantka, obchodník, jednatel – ztráty rostou jako voda pod tou neopravenou trubkou.

⸻

Není to o výkazu

Toto nejsou ztráty, které odhalíte ve výsledovce.
Tyto ztráty neukáže ani přehled peněžních toků.

Je to o něčem jiném:

• Ztráta pozornosti.
• Ztráta rytmu.
• Ztráta důvěry mezi odděleními.
• Ztráta motivace, když člověk dělá dokola totéž.

A v těchto ztrátách mizí prostor pro růst.

⸻

Firma jako celek dýchá jinak, když se detaily uklidní

Mnoho firem čeká na to, až bude klid.
Až bude trochu času, až se něco změní, až bude nový člověk.
Jenže ten klid nepřijde sám.

Musí se vytvořit.
A vytváří se právě tam, kde kapající kohoutek konečně někdo utáhne.

⸻

Tento článek je druhý z pětidílné série POHODA POD KONTROLOU.
V jednotlivých textech se vracíme k otázkám, které často ve firmách zůstávají bez odpovědi 
– prostě proto, že na ně není čas.

Příště se podíváme na vztah mezi jednatelem a účetní 
– a na to, proč je možná na čase přestat si lhát, kdo vlastně firmu skutečně řídí.

⸻

Otázky, které vedou k POHODĚ POD KONTROLOU

Ty nejdražší ztráty nebývají vidět. Jsou v rytmu dne, v maličkostech. Zkuste se podívat sem:

• Které drobnosti nám opakovaně berou čas, ale nikdo je neřeší?
• Máme vůbec přehled o tom, kolik času a pozornosti „utíká bokem“?
• Kde v účetních procesech vzniká zdržení, které bereme jako samozřejmost?
• Jak často hledáme, opravujeme, nebo vysvětlujeme věci, které by šly udělat jinak?