Jak efektivně importovat faktury z FAPI do Pohody: Krok za krokem

Představte si, že jste úspěšný online podnikatel. Vaše e-shopy generují desítky objednávek denně a vy používáte FAPI pro jejich správu. Ale co účetnictví? Jak efektivně přenést všechny ty faktury do vašeho účetního systému Pohoda? V tomto článku vám ukážeme, jak na to.

Proč je důležité umět importovat faktury z FAPI do Pohody?

1.​ Úspora času: Místo ručního přepisování údajů z faktur můžete celý proces automatizovat.
2.​ Eliminace chyb: Automatický import minimalizuje riziko lidské chyby při přenosu dat.
3.​ Aktuálnost: Můžete pravidelně a rychle aktualizovat své účetnictví.
4.​ Efektivita: Ušetřený čas můžete věnovat rozvoji vašeho podnikání.

Pojďme se podívat na celý proces krok za krokem.

Krok 1: Export faktur z FAPI

1.​ Přihlaste se do administrace FAPI.
2.​ Klikněte na volbu „Faktury“ v hlavním menu.
3.​ Ve filtru zvolte typ dokladu „Daňový doklad / Faktura“.
4.​ Ve spodní části stránky klikněte na tlačítko „Nový export“.
5.​ Z nabídky formátů vyberte „POHODA“.

Tip: FAPI nabízí možnost další specifikace exportu. Pro začátek doporučujeme nechat všechny volby neoznačené, dokud se s procesem lépe neseznámíte.

6.​ Klikněte na tlačítko „Exportovat“.
7.​ Po dokončení exportu klikněte na „Stáhnout“.
8.​ Uložte XML soubor na plochu vašeho počítače.

Krok 2: Import faktur do Pohody

1.​ Spusťte program Pohoda.
2.​ V hlavním menu zvolte „Soubor“ > „Datová komunikace“ > „XML import/export“.
3.​ V novém okně označte typ vstupních dat jako „Soubor“.
4.​ U volby „Vstupní složka nebo soubor“ klikněte na tlačítko s třemi tečkami.
5.​ Vyhledejte stažený XML soubor a dvojklikem ho vyberte.
6.​ Pole „Výstupní složka“ nechte Pohodu vyplnit automaticky.
7.​ Klikněte na tlačítko „Další“.
8.​ Na další obrazovce můžete zvolit, zda chcete vstupní soubor po zpracování zachovat.
9.​ Kliknutím na tlačítko „Další“ spustíte samotný import faktur do Pohody.
10.​ Po dokončení se zobrazí zpráva o výsledku importu.
11.​ Kliknutím na tlačítko „Dokončit“ zobrazíte XML log, který obsahuje detailní informace o průběhu import

Jak zkontrolovat úspěšnost importu?

1.​ V Pohodě klikněte na „Fakturace“ a pak na „Vydané faktury“.
2.​ Zde byste měli vidět nově importované faktury.

Tipy pro efektivní práci s importem faktur:

1.​ Pravidelnost: Stanovte si pravidelný interval pro import faktur, například každý týden nebo měsíc.
2.​ Kontrola: Po každém importu proveďte namátkovou kontrolu několika faktur, abyste se ujistili, že se data přenesla správně.
3.​ Zálohování: Před importem vždy zálohujte data v Pohodě pro případ, že by něco nešlo podle plánu.
4.​ Školení: Pokud máte účetní, naučte ji tento proces. Ušetříte jí spoustu času s přepisováním faktur.

Časté otázky a problémy:

1.​ Co když se některé faktury neimportovaly?
Zkontrolujte XML log pro detailní informace o chybách. Často jde o problémy s formátem dat nebo duplicitními záznamy.

2.​ Mohu importovat i jiné doklady než faktury?
Ano, FAPI umožňuje export různých typů dokladů. V Pohodě pak zvolte odpovídající typ importu.

3.​ Je možné automatizovat celý proces?
Ano, pokročilí uživatelé mohou využít API rozhraní FAPI a Pohody pro plnou automatizaci procesu.

Závěr:

Zvládnutí procesu importu faktur z FAPI do Pohody vám může ušetřit hodiny práce měsíčně. Nejenže eliminujete chyby vznikající při ručním přepisování, ale také získáte více času na to, co je skutečně důležité – rozvoj vašeho podnikání.

Pamatujte, že každá nová dovednost vyžaduje trochu praxe. Nebojte se experimentovat s různými nastaveními exportu a importu. S trochou cviku se tento proces stane rutinní záležitostí, která vám výrazně ulehčí život.

A pokud se někdy zaseknete? Neváhejte kontaktovat podporu FAPI nebo Pohody. Jsou tu od toho, aby vám pomohli.

Tak co, jste připraveni zefektivnit své účetnictví? Pusťte se do toho a uvidíte, kolik času vám to ušetří!