Kickoff bez obsahu aneb „doporučte nám, co máme používat“

1) „Doporučte nám řešení“ jako žádost o převzetí odpovědnosti

Formulace typu:

• „řekněte nám, co máme používat“,
• „jinde to tak měli“,
  často fungují jako přenos rizika na dodavatele: rozhodnutí se přesune mimo firmu a při selhání výsledku míří odpovědnost ven.

V dobře vedeném projektu má zadání podobu práce s variantami a trade-offy. V projektu s oslabeným řízením má zadání podobu požadavku na hotové doporučení, které nahradí vlastní rozhodnutí.

2) „Happy-day požadavky“ jako symptom idealizované představy o práci firmy

Happy-day requirements popisují ideální průběh:

• ideální chod,
• plná dostupnost lidí,
• minimum výjimek,
• stabilní systém,
• přesně sedící data.

Provoz firmy však běží v režimu výjimek, oprav, dohledávání, výpadků a lidského faktoru. Když se projekt sbírá hlavně z happy-day přání, vzniká zadání, které kopíruje ideální obraz firmy. Dodavatel pak dodává „sebe-obraz“ místo pracovního modelu reality.

3) „Řešení z jiné firmy“ jako transplantace a kompatibilita

Užitečná analogie:

• řešení jako orgán,
• firma jako tělo.

Transplantace stojí na kompatibilitě:

• krevní skupina (procesy),
• imunita (kultura),
• nervy (odpovědnosti).

Při nesouladu se objevují typické projevy:

• workaroundy,
• pasivní odpor,
• sabotáž,
• „my to takhle neděláme“.

Dodavatel často tlačí na rychlou transplantaci, protože přináší rychlý revenue. Projektová diagnostika přináší pomalejší tempo a vyšší nároky na práci s realitou.

4) Dodavatelské doporučení a „default“ nabídka

Dodavatel při doporučení často vychází z vlastního defaultu a z toho, co:

• umí,
• má jako šablony,
• prodává často,
• nese nejvyšší marži.

Shoda s tím, co firma skutečně potřebuje, stojí na diagnostice a na přesném zadání. Prázdný papír vede k tomu, že se na něj přepíše produkt.

5) Kořen problému: rychlý pocit kontroly

Vedení často usiluje o:

• rychlý pocit kontroly,
• rychlý „progress“,
• rychlý výstup do prezentace.

Nejrychlejší „progress“ vypadá jako:

• výběr nástroje,
• podpis smlouvy,
• kick off.

Tato sekvence vytváří silný narativ o pohybu vpřed. Reálný pokrok vzniká až ve chvíli, kdy se rozhodnutí opře o procesní realitu firmy.

6) Formulace zralého zadání

Místo rámce „co máme používat“ zralá firma formuluje zadání takto:

• „náš problém a kritérium vyřešení“,
• „kritické procesy a výjimky, které působí největší škody“,
• „odpovědnost za změnu a parametry, které mají zůstat stabilní“.

Na tuto strukturu naváže otázka nástrojů: „které nástroje to umí podpořit“.