Efektivní organizace dat v POHODĚ: Kompletní průvodce používáním štítků

V dnešním digitálním světě je schopnost rychle najít potřebné informace klíčová pro efektivní práci. Program POHODA nabízí skvělý nástroj pro organizaci a třídění dat – štítky záznamů. Pojďme se podívat, jak můžete tuto funkci využít k zefektivnění své práce a získání lepšího přehledu o svém účetnictví.

Co jsou štítky záznamů a proč je používat?

Štítky záznamů jsou flexibilní nástroj pro označování a kategorizaci různých typů záznamů v programu POHODA. Fungují podobně jako štítky v e-mailových klientech nebo souborových systémech.

Hlavní výhody používání štítků:

1.​ Snadná organizace: Můžete rychle označit a kategorizovat doklady podle vlastních kritérií.
2.​ Efektivní vyhledávání: Štítky umožňují rychle filtrovat a najít potřebné záznamy.
3.​ Přizpůsobitelnost: Můžete vytvářet vlastní systém označování podle potřeb vašeho podnikání.
4.​ Vizuální přehlednost: Barevné označení štítků pomáhá v rychlé orientaci.
5.​ Možnost více kategorií: K jednomu záznamu můžete přiřadit až 10 štítků.

Kde všude můžete štítky použít?

Štítky lze využít v mnoha agendách POHODY, včetně:
– Adresář
– Zásoby
– Personalistika
– Majetek (včetně drobného a leasingového)
– Příkazy k úhradě
– Zakázky
– Střediska
– Činnosti
– Kniha jízd
– Tuzemské a zahraniční cestovní příkazy

Poznámka: V agendách Účetní deník, Peněžní deník, Nepeněžní deník a Pohyby nelze štítky přímo přidávat, ale můžete podle nich filtrovat záznamy.

Jak pracovat se štítky v POHODĚ?

1.​ Vytvoření a úprava štítků:
– Jděte do Nastavení > Seznamy > Štítky záznamů
– Zde můžete vytvářet nové štítky, upravovat existující nebo je mazat
– Pro každý štítek můžete nastavit:
– Název: Krátký, výstižný popis štítku
– Barvu: Pro snadnou vizuální identifikaci
– Popis: Detailnější vysvětlení účelu štítku
– Agendu: Určete, ve kterých agendách bude štítek dostupný

Tip: Přejmenujte výchozí barevné štítky na něco smysluplného pro vaše podnikání, např. „Urgentní“, „Zkontrolováno“, „K fakturaci“ apod.

2.​ Přiřazení štítků k záznamům:
a) Pomocí místní nabídky:
– Klikněte pravým tlačítkem na záznam
– Zvolte „Štítky záznamů ->“
– Vyberte požadovaný štítek

b) Přes sloupec Štítky:
– Zobrazte sloupec Štítky v dané agendě
– Klikněte pravým tlačítkem v tomto sloupci
– Vyberte štítek ze seznamu

c) Hromadné přiřazení:
– Vyberte více záznamů
– Jděte do Záznam > Editace > Upravit štítky záznamů…
– Zde můžete štítky hromadně přidat, odebrat nebo nastavit

3.​ Vyhledávání a filtrování podle štítků:
a) Základní vyhledávání:
– Použijte vyhledávací pole nad seznamem záznamů
– Zadejte název štítku

b) Dynamické záložky:
– Klikněte na záhlaví sloupce Štítky
– Použijte zobrazené dynamické záložky pro filtrování

c) Funkce „Vybrat dle obsahu“:
– Klikněte pravým tlačítkem na sloupec Štítky
– Zvolte „Výběr“ > „Vybrat dle obsahu“

d) Složený dotaz:
– Jděte do Záznam > Výběr > Složený dotaz
– V poli „Pole agendy“ vyberte „Štítky“
– V poli „Hodnota“ zadejte název štítku

Pokročilé tipy pro práci se štítky:
1.​ Využijte záložku „Vazby“ v agendě Štítky záznamů pro přehled, kde všude je daný štítek použit.
2.​ Pravidelně revidujte své štítky a odstraňujte nepoužívané pro udržení přehlednosti.
3.​ Vytvořte si systém štítkování, který odpovídá vašim pracovním postupům, např. štítky pro různé fáze zpracování dokladů.
4.​ Kombinujte štítky s dalšími funkcemi POHODY, jako jsou uživatelské seznamy nebo tiskové sestavy, pro ještě efektivnější práci.
5.​ Školte své zaměstnance v používání štítků, aby byl systém konzistentní napříč celou firmou.

Řešení běžných problémů:
1.​ Problém: Objevují se „Neznámé“ štítky
Řešení: Tyto štítky může odstranit pouze uživatel Admin. Použijte funkci „Odstranit neznámé štítky“ v místní nabídce záznamu.
2.​ Problém: Štítky se nezobrazují v některých agendách
Řešení: Zkontrolujte, zda je sloupec Štítky v dané agendě zobrazen a zda je štítek nastaven pro použití v této agendě.
3.​ Problém: Nelze přidat více než 10 štítků k záznamu
Řešení: Toto je systémové omezení. Zvažte, zda nepotřebujete revidovat svůj systém štítkování pro efektivnější využití.

Závěr:
Štítky v programu POHODA jsou mocným nástrojem pro organizaci a správu vašich účetních dat. Jejich efektivní využívání může výrazně zrychlit vaši práci, zlepšit přehlednost a usnadnit vyhledávání,