Předprojektová fáze jako práce s realitou projektu

V úvodní fázi projektu se odehrává práce, která určuje průběh celé implementace. Vypadá jako „povídání“, ve skutečnosti jde o disciplínu předprojektová fáze: odhalení reality, zmapování souvislostí a sjednocení jazyka. IT a konkrétní účetní SW vstupují do hry až jako důsledek této práce.

1) Proč úvod bývá podceňovaný a přitom rozhodující

Firmy často volí rychlé kroky, které působí jako pokrok: výběr nástroje, start implementace, první konfigurace. Úvodní fáze však stojí na jiných výstupech:

• odhalení reality provozu,
• vyjasnění souvislostí a závislostí,
• určení odpovědností,
• sjednocení pojmů.

Tento blok práce vytváří podmínky pro stabilní projekt. Při vynechání se projekt opře o přání a improvizaci, přičemž dopady se projeví v uzávěrce, kontrole, cashflow, DPH a ve skladových rozdílech.

2) Co úvodní fáze v praxi skutečně obsahuje

Překlad z projektové literatury do provozního jazyka se typicky skládá ze tří vrstev.

A) Diagnostika reality (as-is) jako práce s dopady

Místo kreslení BPMN se pracuje s tím, co má v projektu nejvyšší hodnotu:

• kde to bolí,
• kde se to láme,
• jaké výjimky se dějí denně,
• která chyba stojí nejvíc,
• které parametry mají zůstat stabilní.

B) „Terapie požadavků“ jako převod přání na pravidla

Klient přináší směs přání (happy-day), stížností (emoce) a hotových řešení (předsudky). Úvodní fáze tuto směs převádí na:

• potřeby,
• priority,
• omezení,
• akceptační kritéria.

C) Koučink odpovědnosti jako řídicí mechanismus

V určitém bodě vstoupí do hry role a rozhodování:

• owner procesu,
• rozhodovací pravomoci,
• následky rozhodnutí v čase.

Tato vrstva určuje governance projektu v praxi.

3) Typická záměna: IT dovednost vs systémová odpovědnost

V úvodních schůzkách se často objeví moment typu: interní IT zázemí zajistí „účetní program“. V reálném projektu se však potkávají dvě různé roviny:

• IT dovednost (instalace, nastavení, propojení),
• systémová odpovědnost (procesy, dopady, legislativa, audit, governance).

V účetním SW se dopady projeví se zpožděním, proto roste význam architektury souvislostí.

4) Co říká odborná literatura a co říká provoz

PMBOK, PRINCE2 a příbuzné rámce popisují úvod jako Initiating, Stakeholder management, Scope definition, Requirements management, Risk management a Governance. Provoz to pojmenovává přímo:

• stakeholder management = kdo bude reagovat při zásahu do práce,
• scope = hranice odpovědnosti a rozhraní,
• requirements = převod přání na pravidla,
• risk = místa, kde to praskne,
• governance = kdo smí změnit pravidla, když se to někomu přestane líbit.

5) Sjednocení jazyka jako technický základ

Úvod často odhalí, že pojmy nesou různé významy podle oddělení:

• „objednávka“ žije v několika verzích,
• „záloha“ se chová jako platba, doklad i účetní zápis,
• „sklad“ vystupuje jako fyzický stav, evidence i odpovědnost.

Sjednocený jazyk vytváří podklad pro proces, kontrolu, automatizaci a auditovatelnost.