Přístup k účetnímu softwaru jako k papírové účetní knize

Nedávno jsem byl u zákazníka na konzultaci k nastavení procesů v účetním programu POHODA. V rámci společné diskuze paní auditorka pronesla větu, která je klíčová a platná i pro dnešní svět účetních programů. Ve volné parafrázi řekla: „My, když jsme dělali účetnictví do knih a na ty dlouhé papíry, tak jakákoliv chyba se pak příští měsíc opravovala. A to bylo…“

Tento výrok se mnou zůstal právě proto, že v sobě nese celou logiku práce s evidencí. Přístup, kdy každá chyba znamená fyzický zásah do uzavřeného systému, je základem pro to, jak si dnešní účetní programy nastavit a jak s nimi pracovat. Nastavit a používat je tak jednoduše, abych se dozvěděl vše, co potřebuji, a současně s vědomím, že jakákoliv oprava má mít stejnou váhu a důslednost, jako kdyby se prováděla přímo ve velkých účetních knihách.

Moje myšlenky se točí okolo situace, kdy chci popsat přístup uživatele, který, i když má účetní software, by s ním měl pracovat tak, jako kdyby každá chyba znamenala fyzický zásah do uzavřeného systému papírových účetních knih.

Popisuji samotné nastavování struktury účetní evidence a způsob, jakým bude probíhat. Ne tak, že si navymýšlím hromady analytických účtů s přesvědčením „software to zvládne“ a s dodatkem „on mi to ten program ohlídá“. Při sestavení struktury účetnictví – účtová osnova a její dělení na analytické účty, s tím související dělení na střediska, činnosti a zakázky pro sledování příslušnosti daného pohybu – si představuji, že mi na stole leží různé knihy, které musím pojmenovat a evidencí je propojit. Vím, co do které zapisuji, jaká je mezi nimi hierarchie, kam se data agregují a jak spolu jednotlivé svazky tvoří celek.

Takový pohled se opírá o zásadu, že evidence má být nastavená s takovou mírou vědomé kázně, aby obstála i v prostředí papírových knih. Tedy tam, kde je záznam trvalý, neměnný a oprava je možná jen prostřednictvím nových zápisů. „Není to o technologii. Je to o přístupu.“ Předpoklad vedení účetnictví v tomto pojetí stojí na vědomém, koncentrovaném a odpovědném procesu.

Příklad z praxe: uživatel chce od účetního software maximum – funkce, výstupy, propojení. Program to zvládne pomocí svých standardních možností. Potíž nastává, když se s ním pracuje ledabyle, nahodile a s dávkou „kreativity“. Následkem je rozpad celého systému vedení účetnictví. Kde je příčina? Složitě nastavený software? Konkrétní člověk? Nebo něco dalšího?

V dobách papírových účetních knih ležel plný důraz na správnosti zápisů. To platí i dnes, ale těžiště důslednosti se přesunulo ze samotného zápisu do procesu. Účetní program už není jen zapisovadlo pohybů, ale informační systém, kde se obchodní činností přímo tvoří účetní záznamy. Ty slouží nejen pro vnitropodnikové a manažerské účetnictví, ale i – jako „vedlejší odpadní produkt“ – pro výkazy státu.

Firma může mít procesy nastavené od začátku do konce, teoreticky i prakticky vše funguje, testy jsou úspěšné a pilotní provoz pomohl věci doladit. Po nějaké době se však objeví problémy – „proč to nesedí“. Nakonec se zjistí, že některá osoba, oddělení nebo více článků řetězce nepracuje přesně podle pravidel. A zde se projeví význam principu „konečnosti zápisu“ jako předpokladu kázně práce v systému. Funkční systém předpokládá, že každý pracuje tak, jak má. Chyby se mohou stát, ale jen jako statistická odchylka lidského faktoru, kterou lze jiným postupem opravit. Samotná existence možnosti opravy není odůvodněním pro dělání chyb.

Pohled na účetní software jako na papírovou účetní knihu vede k disciplinovanému přístupu, který chrání kvalitu dat a spolehlivost celého účetního systému. Tento přístup není o technologii, ale o přístupu lidí, kteří s ní pracují.

Stejně jako kdysi nesl účetní zápis v knize váhu definitivního a neměnného záznamu, dnes by měl být každý digitální zápis chápán se stejnou odpovědností. Ať už pro potřeby legislativy, nebo pro vlastní rozhodování podnikatele, princip zůstává stejný – přesnost, kázeň a vědomé nastavení procesů jsou základem účetnictví, které obstojí v jakémkoliv čase.